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転職の面接辞退はアリ?正しい辞退連絡方法とは

思い切って転職にチャレンジして面接までこぎつけたものの、どうしてもそれを断らなくてはならなくなったという場合があります。

たとえば、よりよい条件で他の企業に採用が決まったといったケースです。

あるいは、就職活動を進めていく中でその企業が自分の希望とズレがあることに気づき、面接を受ける前から就職する意欲が薄れてきたという場合もあるでしょう。

そんな時には面接を辞退しなければならないのですが、なんとなく後ろめたさを感じてしまい、なかなか連絡がしづらいものです。

そこで、転職の面接を辞退する際の正しい連絡方法について解説をしていきます。

無断欠席はNG!辞退の連絡はできるだけ早く

面接を辞退する際に、大原則として押さえておくべきなのが「絶対に無断欠席はしない」という点です。

相手は面接のためにわざわざスケジュールを調整しているわけですから、それを黙ってキャンセルするのは迷惑な行為です。

それに、面接は必ずしも人事課の人間だけが参加するとは限りません。

もし、社長や重役などが参加するとなると、迷惑をかける範囲はより大きくなってしまいます。

また、連絡をするのであればできるだけ早く行うべきです。

逆に、当日のキャンセルは非常に印象が悪いので極力避けるようにしましょう。

原則はあくまでも「面接を辞退することが決まってすぐ」です。

それに、後ろめたい気持ちから後回しにしていると、面接の日が近づくにつれて、よけいに連絡を入れづらくなるものです。

まずはビジネスマンとして恥ずかしくない振る舞いを心がけましょう。

確実に連絡をするために!連絡方法はメールより電話がベター

面接辞退の連絡方法としては電話とメールがありますが、できれば電話の方がよいでしょう。

メールで送った場合、相手がその事実に気がつかない可能性があるからです。

特に、どうしても当日にキャンセルしなければならない場合にはメールは絶対にNGです。

相手がメールに気づいた時にはすでに面接が終わっていたなどということにもなりかねません。

また、電話の方が丁寧な印象を与えるといった意味でも電話で伝えた方がベターです。

ただ、万が一、電話が通じないといった場合には電話をした旨を一言添えた上でメールを送るとよいでしょう。

さらに、辞退のメールを送った後に改めて電話をする、あるいは断りの電話を入れた後で重ねてメール送るという手もあります。

こうすることで、より丁寧な印象を相手に与えることができます。

たとえば、「担当者が非常に丁寧な対応をしてくれたのに辞退することになって申し訳ない」などといった気持ちがある場合には、こちらの誠意を伝える有効な手段となるでしょう。

意外に多い!面接辞退を引きとめられた時の断り方

面接辞退の電話をすると理由を尋ねられる場合があります。

その際には正直に答えても問題はありませんが、同業種の他の会社に内定が決まったなどといった場合には引きとめられるケースも出てきます。

特に、転職の場合で相手企業がその経歴やスキルを高く評価しているケースでは条件の再交渉をしてでも引きとめようとするかもしれません。

そういった時はやみくもに断るのではなく「ありがとうございます」「非常に光栄です」などの、相手に感謝の気持ちを伝える言葉を挟むのが重要なポイントとなります。

そして、その後に断りの言葉を続けるのです。

そうすれば、頭から否定するよりも柔らかな印象となり、角が立つのを防ぐことができます。

また、引きとめられること自体を避けたいというのであれば、「急に実家に帰らなくてはならなくなった」などといった転職とは全く関係のない理由を用意しておくのもよいでしょう。

要注意!辞退の電話をかけるべき時間

面接の辞退の連絡をする際には、「電話をかける時間」も重要なポイントとなります。

もちろん、終業時間を過ぎてからかけるのは論外ですが、終業時間間際もなるべく避けてください。

今から帰ろうかという時にそのような電話がかかってきては相手も落ち着いて話ができませんし、場合によっては気分を害してしまう恐れもあります。

かといって、朝一番に電話するのも考えものです。

出社してすぐの時間帯はメールをチェックしたり、朝礼があったりして何かとあわただしいからです。

さらに、正午前後も昼食で席を外している可能性が高いために、そうした電話をするのは避けた方が無難でしょう。

したがって、以上の時間帯以外の平日に電話をするのが正解ということになります。

具体的には、10時半~11時、あるいは14時~16時辺りがベストです。

伝えるべき内容をまとめておこう!

実際に辞退の電話をかける時には、緊張して思うようにしゃべれない場合があります。

そのため、話すべき内容をあらかじめまとめておくことが大切です。

まず、当然のことながら相手が電話に出た際には自分の名前を名乗ります。

ただ、名前だけでは伝わらない可能性が高いので「○月○日の○時から面接のお約束をしていました○○です」といった具合に面接の日時とセットで名乗るのがよいでしょう。

次に、「大変申し訳ございませんが、一身上の都合により面接を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました」というふうに用件を述べます。

続いて、「貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず誠に申し訳ございません」とお詫びの言葉を述べてください。

用件と謝罪は長々と話す必要はなく、簡潔に分かりやすく述べることが大切です。

いずれにせよ、転職者が面接を辞退するのは決して珍しいことではなく、それ自体はなんら問題はありません。

後は、その際の連絡方法、連絡をする時間、伝えるべき内容、さらには引きとめられた時の断り方などといったポイントをしっかり押さえ、相手に失礼がないように心がけていきましょう。

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