転職の面接日程調整のマナーとは？正しいビジネスメールの書き方例
転職を円滑に進めていくためには、応募企業とのメールのやりとりは欠かせないものです。
たとえば、面接の日程調整は基本的にメールで行うことになるので、メールの送り方はそのまま応募者の印象につながるといえます。
メールの段階からビジネスマナーをきちんと押さえた上でうまくやりとりをしていく必要があるでしょう。
ただ、いざ送るとなると正しい文面が書けているのか不安になってしまうことも少なくありません。
良い印象を与えるためのビジネスメールの書き方について解説していきます。
必要な項目を見落とさないことが肝心
転職活動におけるメールのやりとりは、ビジネスシーンであることを意識しておくことが大切です。
友人や身近な人に連絡をするのであれば、少しくらい用件が抜け落ちていても伝わるでしょうが、面接担当者にメールを送る場合にはそういうわけにもいきません。
用件や名前をきちんとメールに記載しておかないと、それだけで印象が悪くなってしまいがちでしょう。
なぜなら、用件や名前が抜け落ちていたり不十分な状態だったりすると、担当者の時間を奪ってしまうことになるからです。
件名の欄に「本日はありがとうございます」とお礼を書いてしまっては、どんな用件で送られてきたメールなのか相手も分からないといえます。
面接担当者は日々多くのメールを見るため、即座に用件が理解できないメールは敬遠されてしまいます。
メールが送られてきた場合は、件名は変えずにそのまま返信をするようにしましょう。
返信をするときには「Re」がついてしまいますが、そのままの状態で返信をするのが基本です。
また、先方からメールが送られてきたときは「24時間以内」に返信をすることを心がけてください。
あまり時間が経って返信してしまうと、「不規則な生活を送っているのではないか」と思われてしまうこともあります。
平日は返信がしづらい場合であっても、取り急ぎメールを受信した旨を送るようにしましょう。
そして、後日きちんと用件を書いて返信するように意識してみてください。
メールの構成は無駄なくシンプルに行う
ビジネスシーンにおけるメールは、何を書いても良いというものではありません。
極端に短い文面ですとこちらの意図が伝わりませんし、長文であれば読み手に無用なストレスを与えてしまうことにもなります。
ビジネスメールは過不足なく、適切な長さで送るのが基本です。
ただ、普段からメールを書き慣れていないと「どう書いていいのか分からない」と煮詰まってしまうこともあるでしょう。
1からあれこれと考えてしまうのではなく、型をきちんと押さえるように心がけてみてください。
ビジネスメールの構成としては宛先・挨拶・本文・締めの言葉・署名の5つのポイントを押さえましょう。
宛先の部分は応募企業の正式名称を記載して、「株式会社」なども省略せずに書くことが大切です。
名刺を受け取っている場合は、担当者の部署名や名前を間違わないようにしましょう。
担当者の氏名が分からない場合には「採用ご担当者様」といった風に書きます。
挨拶については「お世話になっております」の後に自分の氏名を書くようにしてください。
転職活動中であれば、現在在籍している会社名は書かないのが基本です。
本文については読み手の立場に立って、簡潔に書くことを心がけましょう。
文字が詰まり過ぎると読みづらくなってしまうため、ほどよく改行や段落分けをすることが大切です。
締めの言葉は「お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします」といった締め方をしましょう。
読み手の貴重な時間を使ったことに対する感謝の気持ちをシンプルに表現するのがポイントです。
そして、慌ててメールを書くと忘れてしまいがちですが、メールの最後にはきちんと署名をしましょう。
メールにおける署名とは氏名・住所・電話番号・メールアドレスのことです。
メール本文の内容と分けるために、ハイフンなどを使って区切り、見やすくなるようにしてください。
メールアドレスも印象を左右する
メールの内容に問題がなくても、メールアドレス自体に問題がある場合もあります。
現在勤めている会社のメールアドレスをそのまま使用してしまうのはNGです。
先方に対しては公私混同をしている印象を与えてしまいますし、在籍している会社の上司や同僚に転職活動中ということがバレてしまう可能性もあります。
転職活動用にフリーメールアドレスを取得しておくほうが、何かと無難な方法だといえます。
携帯電話のメールでは添付ファイルがある場合にはうまく開けないこともあるので避けたほうがいいでしょう。
また、メールアドレスの「＠」の前の部分は自由に設定ができますが、基本的には名字などにしておくほうが良いといえます。
趣味全開のメールアドレスを設定してしまうと幼稚な印象を与えてしまいますし、ビジネスメールであることに対する意識を疑われる恐れもあるでしょう。
ビジネスの場面でむやみに個性を主張する必要はないので、悪い印象を与えないことに意識を向けておくことが大切です。
ビジネスメール1つで転職を勝ち取るわけではないものの、基本的なビジネスマナーが押さえられていないとマイナスポイントになるのは確かだといえます。
他の応募者に少しでも差をつけるためにも、マナーを踏まえたビジネスメールを送るようにしましょう。